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Auditoría de gestión
Se trata de una metodología centrada en la evaluación de los recursos y estructura con los que cuenta una organización, empresa o institución, y el modo en que su uso lleva hacia un nivel de rentabilidad específico. Se lleva a cabo para conocer si la gestión de una compañía o de un área de dicha organización en concreto cumple las tres “e”: economía, eficiencia y eficacia.
Objetivos
Una Auditoría de Gestión establece sus objetivos interrelacionando los conceptos de eficacia y eficiencia. Normalmente, desde un punto de vista más amplio, se centran en aspectos relacionados con la economía y administración de la compañía vinculados a la administración de sus recursos, entendiendo como recursos, todo aquello con lo que dicha empresa cuenta para llevar a cabo su actividad. Permite reconocer los problemas dentro de las organizaciones latentes y a su vez, potenciales problemas que generen una miopía en la consecución de los objetivos de una empresa.
Con una auditoría de gestión óptima, se nos permite anticiparnos a cambios internos dentro de la empresa para potenciar nuestras fortalezas y mejorar las oportunidades que se nos puedan presentar gracias a esta valiosa herramienta.
¿Cómo se inicia una auditoría de gestión?
I. Conocimiento preliminar
Se busca obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, creando en su actividad principal un mayor énfasis permitiendo una adecuada planificación, ejecución e información de resultados en un plazo de tiempo razonable. Esto se materializa mediante una reunión con la gerencia, en la planificación de esta reunión pretendemos determinar estas cuestiones: cuál es el motivo que persigue la empresa emprendiendo una auditoría y qué objetivo tiene, indicar expresamente, que la auditoría a desarrollar, ayudará a conocer la empresa en términos de economía, eficiencia y eficacia.
Se realizará una visita a la organización para visualizar el desarrollo y el funcionamiento de forma conjunta de las actividades y operaciones. Se creará un cuestionario de visita previa para tener una visión global de la empresa, pero lo más importante con este cuestionario es observar si la empresa cuenta o no con un manual PAT (Proceso, Actividades y Tareas).
Es aconsejable, tanto para el cliente como para el auditor, que este último envíe una carta compromiso, estableciéndose en el mismo; la aceptación del nombramiento por parte del auditor, el objetivo y alcance de la auditoría, el grado de las responsabilidades del auditor hacia el cliente y la forma de cualquier informe antes del inicio del trabajo, para evitar conflictos.
II. Planificación
Deberá contener la precisión de los objetivos específicos y el alcance del trabajo; la revisión debe estar fundamentada en los procedimientos de auditoría, los responsables, y las fechas de ejecución del examen. El auditor, formula un programa general de trabajo detallado y flexible confeccionándolo específicamente de acuerdo con los objetivos trazados de cada actividad a examinar. Ese contenido, debe establecerse con base a pruebas que ayuden al auditor a asegurarse de la totalidad o integridad, exactitud, validez y por supuesto, del mantenimiento de la información auditada.
Se entrevistará a los accionistas, al Gerente General y a los Jefes de Área, para obtener un conocimiento de la actividad principal de la empresa, las actividades que realiza cada área y dar una evaluación del control interno. En el caso de que la empresa no esté en posesión de un análisis de los factores internos y externos, se llevará a cabo un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) para conocer la actual situación de la empresa.
III. Ejecución
Es donde se ejecutará como tal la auditoría, se evalúan cada una de las áreas obteniendo toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad, basada en criterios de auditoría y procedimientos definidos en cada programa, para fundamentar dentro de los informes las conclusiones y recomendaciones. Los indicadores son puntos de referencia que permitirán compararlos con resultados reales de sus operaciones y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas. Se utilizarán indicadores básicos, si no dispone la entidad de indicadores de gestión y en el caso, de ser una primera auditoría de gestión.
Se emplean cuestionarios para obtener la información deseada de una forma homogénea, son una serie de preguntas escritas y mediante ellas, se evaluará el control interno del área en cuestión. Para el análisis y actualización de los procesos que realiza la empresa, se crearán tres técnicas: el cuadro PAT, que sirve como herramienta para detallar las actividades y tareas del proceso de estudio; el diagrama de flujo, creado para tener de una manera esquemática las actividades y tareas de tal forma que se puedan entender mejor el análisis del proceso y finalmente; el manual PAT, que deberá describir todo el proceso basándose en la información del cuadro PAT y del diagrama de flujo, detallando los procesos, actividades y correspondientes tareas.
Se diseñará un método de mediciones de tiempo y de movimientos de las actividades implicadas en el proceso para conocer cuánto tardan los trabajadores en realizar cada una de las tareas. Se aplicará el formato de diagrama ASME, para evaluar el tiempo y movimientos de los factores de productividad e improductividad del proceso.
Finalmente, constituyen los denominados hallazgos los procesos, actividades y tareas que se encuentren afectados en la efectividad, economía y eficacia. Deben ser comunicados verbalmente durante el transcurso del examen, para obtener el punto de vista de los miembros de la empresa.
IV. Comunicación de resultados
En su contenido se describe la situación actual del área o áreas analizadas ofreciendo una identificación de los riesgos detectados y se realiza una propuesta de mejora, planteando una serie de recomendaciones orientadas a la consecución de la excelencia en la gestión. Anteriormente, se escribirá una carta del informe, que sirve como tal para presentarlo formalmente, tiene que claramente indicarse la naturaleza y materia de la auditoría de gestión, señalando expresamente que no se intentó examinar los estados financieros.
El auditor, mediante el informe escrito, presentará debidamente documentados los resultados, teniendo cuidado de que las expresiones sean efectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones.
Tipos de Auditorías de Gestión
Podemos calificar en distintos tipos las Auditorías: en primer lugar, la Auditoría de gestión empresarial en la que las acciones son amplias y hacen referencia al análisis de la gestión global de la empresa.
A continuación se encuentra la Auditoría de gestión financiera, que se centra en las áreas de Administración y Finanzas. Por lo tanto, se hará especial incidencia en aspectos económicos, así como en la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa y financiera de la organización.
En tercer lugar se encuentra la Auditoría de gestión de inventarios, que tiene por cometido analizar la bondad de la gestión de inventarios en términos de valoración, rotación, obsolescencia, etc.
Finalmente, está la Auditoría de control interno: analiza la bondad de los procesos, procedimientos, normas y controles internos de una empresa.
